{"text_format":"3","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["Elektroniske systemer","Roller i Ephorte","Roller i Elements"],"not_rendered":{"comments":1},"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Elektroniske systemer","index":0,"n_rows":50,"n_cols":14,"rows_kept":50}
[null,"Navn på system","Ephorte","Elements","Documaster","Vigilo","Visma Samhandling Arkiv","Visma Familia","Visma Profil","Visma HsPro","Visma Flyktning","Visma Voksenopplæring","Visma PPT Flyt","Visma Velferd"]
[null,"Beskrivelse av system","Kommunens sak-/arkivsystem for perioden 8.5.2008 - 1.5.2022\n Deponert til IKA Trøndelag og migrert til Documaster","Kommunens saksbehandlingssystem for generell sak, ebyggesak og møte og utalgsbehandling - Arkivverdig data overføres Documaster","Documaster er kommunens felles elektroniske arkivkjerne og mottar dokumenter fra andre fagsystemer. ","Kommunens oppvekstadministrative system. Arkivdokumenter overføres til Documaster.","VSA er kommunens arkivkjerne for Visma fagsystemer.","Barneverntjenestens fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","Pleie og omsorg sitt fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","Helsestasjonstjenestens fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","Integreringsenhetens fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","Voksenopplæringens fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","PPT sitt fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA","NAV sosialtjenestens fagsystem.\nArkivdokumenter overføres til VSA"]
[]
["§ 3-2","Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem"]
["A","Brukerrettigheter"]
[null,"Beskriv hvem som har ansvaret for å tildele og oppdatere brukerrettigheter og ulike roller i systemet. Dette kan være en enhet eller rolle i organisasjonen, eller bestemte medarbeidere. ","Brukerer registreres, oppdateres og avsluttes manuelt.\n\nSystemansvarlige tildeler roller og autoriserer for tilgang basert på rutiner og i enkelttilfeller avklart med nærmeste leder.","Brukerer registreres, oppdateres og avsluttes via integrasjon mod kommunes eadm system for brukerhåndtering. Endring skjer ved nyansettelse, endring av tjenestested og avslutning av arbeidsforhold.\n\nSystemansvarlige tildeler roller og autoriserer for tilgang basert på rutiner og i enkelttilfeller avklart med nærmeste leder.","Tilgang til Documaster skjer via AD-grupper og systemansvarlig setter opp hvilke rettigheter hver gruppe skal ha i systemet. ","Kommuneadm. har alle rettigheter .\nForvaltning skole/barnehage har alle rettigheter begrenset til egne rettigheter.\nEnhetsadministratorer har alle rettigheter begrenset til egen enhet.","Brukere blir manuelt registrert utifra forespørsel. Ansatte på Dokumentasjonssenteret har tilgang og 2 stk er systemansvarlig.\n3 stk på omsorg har tilgang til arkivdel Profil.","Systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på rolle brukerene har","Systemansvarlige oppretter bruker og gir tilgang. Enhetsledere kan gjenopprette passord til eksisterende brukere som ikke er avsluttet eller blokkert. Tilgangsstyring basert på rolle, enhet og tjeneste. Profil har tjenestegruppesperre på. Basert på automatisert melding fra HRM til Identum, etter registrering hos lønn","Leder, systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på tjenestligebehov.  Vi har DPIA med ros","Systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på rolle brukerene har","Systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på rolle brukerene har","Systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på rolle brukerene har","Systemansvarlig og noen utvalgte superbrukere. Dette styres etter streng tilgangstyring basert på rolle brukerene har"]
[null,"Beskriv også hvilke situasjoner som utløser endringer i brukerrettigheter, som for eksempel nyansettelse, endring i stilling, eller at ansatte slutter. Hvem skal melde om endringen, hvordan skal meldingen gis, og hva skal den inneholde? ","Leder bestiller tilgang via skjema ut i fra hvilke behov hver enkelt har.","Alle nyansatte får tildelt minimumstilgang ut i fra tjenestested og stilling registrert i HRM.\nUtvidede rettigheter tildeles i samråd med leder muntlig eller via mail.","Nyansatte får og mister automatisk tilgang til systemet ut i fra gitte kriterier. Ved bytte av arbeidsområde blir også AD-grupper oppdatert og tilgang endres automatisk.","Alle tilganger tildeles, endres og slettes manuelt.","Ved forespørsel på mail, tlf eller muntlig.","Leder/systemansvarlig melder eller endrer tilganger/brukerrettigheter ved nyansettelser, ansatte slutter eller endringer i rolle.","Leder sender inn endringer i lønnsmelding til Lønn. Automatisert melding går til systemansvarlige fra HRM, via Identum.","Leder/systemansvarlig melder eller endrer tilganger/brukerrettigheter. Vi har DPIA med ros","Leder melder inn om nyansatte, og om de som sluttet på jobb. Meldes til superbruker (fagansvarlig)","Leder melder inn om nyansatte, og om de som sluttet på jobb. Meldes til superbruker (skolesekretær)","Leder/systemansvarlig melder eller endrer tilganger/brukerrettigheter ved nyansettelser, ansatte slutter eller endringer i rolle.","Leder/systemansvarlig melder eller endrer tilganger/brukerrettigheter ved nyansettelser, ansatte slutter eller endringer i rolle."]
[]
["B","Roller"]
[null,"Beskriv hvilke rettigheter og begrensninger disse rollene har. For eksempel: \n* adgang til å opprette journalposter og dokumenter \n* adgang til funksjoner for registrering og retting  \n* adgang til å registrere merknader \n* adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak \n* rett til å autorisere saksbehandlere i systemet med hensyn til registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper ","Se oversikt i ark \"Roller i Ephorte\"","Se oversikt i ark \"Roller i Elements\"","Ansatte har lesetilgang til arkivdel med saker og dokumenter ut i fra hvilken AD-gruppe de tilhører.\nSystemansvarlig har alle tilganger.","Kommuneadm. har alle rettigheter .\nForvaltning skole/barnehage har alle rettigheter begrenset til egne rettigheter.\nEnhetsadministratorer har alle rettigheter begrenset til egen enhet. Øvrige ansatte har tilgang til ulike funksjoner basert på kompetanse/tjenestegruppe Dokumentproduksjon skjer via rapporter og maler konfigurert ved oppstart.","Systemansvarlig har alle tilganger.\nAnsatte på Dokumentasjonssenteret har lese og redigeringstilgang til alle saker og registreringer i alle arkivdeler.\nAnsatte i omsorg har tilgang til redigering av saker og registreringer i arkivdel Profil.","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, foreslå sletting og retting. Leder  autoriserer/foreslår saksbehandlere med utvidet medlemskap i tilgangsgrupper.","Hva man får lov til å gjøre i Profil er basert på rolle( kompetanse). Systemansvarlige har alle tilganger. Journalansvarlige har tilgang til å rette å slette. Øvrige ansatte har tilgang til ulike funksjoner basert på kompetanse/tjenestegruppe","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, skanne inn dokumenter, forslå sletting og retting. Leder  autoriserer/foreslår saksbehandlere med utvidet medlemskap i tilgangsgrupper.","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, skanne inn dokumenter, forslå sletting og retting. Superbrukere har mulgihet til å slette vedtak, men dette kan spores opp. Superbruker oppretter nye brukere, og tildeler roller og rettigheter etter bestilling fra leder.","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, skanne inn dokumenter, forslå sletting og retting. Superbrukere har mulgihet til å slette vedtak, men dette kan spores opp. Superbruker oppretter nye brukere, og tildeler roller og rettigheter etter bestilling fra leder.","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, foreslå sletting og retting. Leder  autoriserer/foreslår saksbehandlere med utvidet medlemskap i tilgangsgrupper.","Brukere har adgang / mulighet til å opprette dokumenter, foreslå sletting og retting. Leder  autoriserer/foreslår saksbehandlere med utvidet medlemskap i tilgangsgrupper."]
[]
["C","Signering og digital signatur"]
[null,"Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal signeres og regler for hvordan dette skal foregå. Dette inkluderer alle former for signering, inkludert kulepenn på papir, godkjenningsflyt i det elektroniske arkivsystemet og digital signatur.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet. Signering skjer i systemet ved endring av status.\nDokumenter som krever signatur av eksterne skal fortrinnsvis signeres ved bruk av signeringsoppdrag som er digdirs signeringsløsning. Eller via manuell signering og innskanning.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet. Signering skjer i systemet ved endring av status.\nDokumenter som krever signatur av eksterne skal fortrinnsvis signeres ved bruk av signeringsoppdrag som er digdirs signeringsløsning. Eller via manuell signering og innskanning.","Systemet har ingen signaturløsning.","Systemet har ingen signaturløsning.","Systemet har ingen signaturløsning.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle dokumenter skal signeres. Bekymringsmelding og oppsummering barnevern signeres av leder. Signering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.","Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres i hht det til enhvertidsgjeldende delegeringsreglement. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.\nSignering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet."]
[]
["D","Kvalitetssikring"]
[null,"Beskriv hvem som har ansvaret for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet, hva som skal kontrolleres og når det skal skje, for eksempel: tittel i henhold til skriveregler, at skanning er korrekt, journalpost på riktig sak, evt. avskrivning, offentlighetsvurdering, tilgangskoder, arkivkode/sakstittel.","Ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvaret for kvalitetssikring og journalføring av alle registreringer i Elements. Se egne rutiner for kvalitetssikring i Elements.\nFlere RPA prosesser kontrollerer og journalfører journalposter i hht til oppsatte kriterier. Se egen rutine.\nDisse journalføringene blir kontrollert av ansatte på Dokumentasjonssenteret via kontroll på postlisten.","Ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvaret for kvalitetssikring og journalføring av alle registreringer i Elements. Se egne rutiner for kvalitetssikring i Elements.\n2 RPA prosesser kontrollerer og journalfører journalposter i hht til oppsatte kriterier. Se egen rutine.\nDisse journalføringene blir kontrollert av ansatte på Dokumentasjonssenteret via kontroll på postlisten.","Ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å kvalitetskontrollere at integrasjonene fungerer som testet og oppsatt.","Ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å kvalitetskontrollere at integrasjonene fungerer som testet og oppsatt.","Ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å kvalitetskontrollere at integrasjonene fungerer som testet og oppsatt.","Ansvarlig for kvalitetssikring og journalføring er delegert til merkantilt ansatte og mottakskonsulenter.","Profil har en rapporteringsfunksjon for elektronisk arkivering. To ansatte ved forvaltningskontoret har ansvar for å kjøre rapport og feilrette hvis arkivering feiler. Systemansvarlige sjekker synkroniseringen mot arkiv jevnlig. Brev ut fra Profil sendes via svar ut -tjenesten digitalt. ","Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslovverk.","Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslovverk.","Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslovverk.","Ansvarlig for kvalitetssikring og journalføring er delegert til merkantilt ansatte og mottakskonsulenter.","Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslovverk."]
[]
["E","Registrering, journalføring og arkivering"]
[null,"Beskriv hvilke rutiner og prosedyrer som gjelder for dokumenter som sendes og mottas, og hvem som har ansvaret. Dette gjelder også for dokumentasjon som ikke kommer inn til felles e-postmottak. Det er for eksempel viktig å ha gode rutiner for dokumentfangst av arkivpliktig dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandleres e-post.","Se egne rutiner for postmottak og utsending.","Se egne rutiner for postmottak og utsending.","Ingen sending og mottak av dokumenter i systemet. Alle dokumenter som registreres kommer fra fagsystemer og testes ved oppsett av integrasjonene.","Kontorsekretærer og styrere","Ingen sending og mottak av dokumenter i systemet. Alle dokumenter som registreres kommer fra fagsystemer og testes ved oppsett av integrasjonene.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Bekymringsmeldinger behandles av mottakskonsulenter. Arkivverdige e-poster som mottas av saksbeh. skrives ut, skannes inn og journalføres på klient. Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.","Ansatt ved velferdsveiledning/ forvaltning har overordnet ansvar, tar i mot og registrerer all post inn både analog og digital post. og sørger for at det som skal i postjournal i Profil kommer dit. Det som skal direkte i journal scannes på riktig mappe. Enheten sjekker selv sin digitale postkasse ( leder ) og scanner inn det som skal scannes, eller henter inn digital post direkte i Profil. Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.","Programrådgivere (saksbehandlere) har delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Saksbehandler har ansvaret for å sende ut dokumenter.","Programrådgivere (saksbehandlere) har delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Saksbehandler har ansvaret for å sende ut dokumenter.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Bekymringsmeldinger behandles av mottakskonsulenter. Arkivverdige e-poster som mottas av saksbeh. skrives ut, skannes inn og journalføres på klient. Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Bekymringsmeldinger behandles av mottakskonsulenter. Arkivverdige e-poster som mottas av saksbeh. skrives ut, skannes inn og journalføres på klient. Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering."]
[null,"Hvilke arkivserier produseres i systemet? En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp, for eksempel sak-/arkiv eller objektarkiv.","Saksarkiv, eiendomsarkiv, planarkiv, prosjektarkiv, personalarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv.","Saksarkiv, eiendomsarkiv, planarkiv, prosjektarkiv, personalarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv.","Byggesak, eiendomsarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv, SFOarkiv og rekruttering","Vigilo er et klientsystem og har en arkivserie","PPT-personsak, PPT-systemsak, Profil, HsPro, Familia, Velferd, Velferd gjeldssak, Flyktning, VOS","Familia er et klientsystem og har en arkivserie","Familia er et klientsystem og har en arkivserie i tillegg til en EPJ","HsPro er et klientsystem og har en arkivserie","HsPro er et klientsystem og har en arkivserie","HsPro er et klientsystem og har en arkivserie","PPT flyt er et klientsystem og har en arkivserie","Velferd er et klientsystem og har en arkivserie"]
["F","Rutiner"]
[null,"Definer hvem som har ansvar for fordeling av dokumenter. Beskriv hvilken rolle som fordeler dokumenter til hvem (f.eks. arkivar til leder eller direkte til saksbehandler). ","Se egen rutine for postmottak.","Se egen rutine for postmottak.","Ingen saksbehandling og fordeling av dokumenter.","Forvaltning  mottar søknader som kommer inn og behandler de eller fordeler de til ansvarlig ute på enhetene.","Ingen saksbehandling og fordeling av dokumenter.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt)","Saker fordeles via restanseliste i Profil. Alle saksbehandlerne sjekker denne daglig. Utover søknader er det ingenf ordeling av enkeltdokumenter. De legges i pasientjournalen/ postjournal som en del av dokumentasjonen.","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt)","Programrådgivere (saksbehandlere) har delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir fordelt riktig","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet fordelt riktig","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt)","Merkantil har et overordnet delegert anvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt)"]
[null,"Definer hvem som har ansvar for retting av registrerte journal- og arkivopplysninger. Beskriv f.eks. hva saksbehandler kan/skal gjøre selv, og hva dokumentsenteret må gjøre. ","Saksbehandler kan rette journalpopplysninger og dokumentopplysninger når dokumenter er i status R for utgående og S for inngående. Journalposter i status F kan saksbehandler endre til R. For journalposter i status J kan kun arkivansvarlige rette.","Saksbehandler kan rette journalpopplysninger og dokumentopplysninger når dokumenter er i status R for utgående og S for inngående. Journalposter i status F kan saksbehandler endre til R. For journalposter i status J kan kun arkivansvarlige rette.","Systemansvarlige og ansatte på Dokumentasjonssenteret har ansvar for retting av evt. feilregistrerte opplysninger.","Vigilo baserer seg på maler og rapporter og lite saksbehandlerne selv kan definere og dermed gjøre feil. Registreringer som fyller malene kan saksbehandler rette selv. Og registreringer som hentes inn fra folkeregisteret, skatt m.fl. kan rettes av forvaltning.","Systemansvarlig har alle tilganger.\nAnsatte på Dokumentasjonssenteret har lese og redigeringstilgang til alle saker og registreringer i alle arkivdeler.\nAnsatte i omsorg har tilgang til redigering av saker og registreringer i arkivdel Profil.","Merkantil, systemansvarlig, leder.","To ansatte ved forvaltningskontoret har ansvaret for retting og endringer mot arkiv. De har også tilgang til arkiv, for å rette opp feil som oppstår mot dokumenter fra Profil der. Retting og sletting i journalsystemet forøvrig er det kun journalansvarlig i den enkelte journal som har tilgang til å gjøre. Systemansvarlige har alle tilganger.","Leder, systemansvarlig. ","Fagansvarlig og leder","Merkantil, fagansvarlig og leder","Merkantil, systemansvarlig, leder.","Merkantil, systemansvarlig, leder."]
[null,"Definer hvem som har ansvar for avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter. Beskriv f.eks. hva saksbehandler kan kan/skal gjøre selv og hvilken prosedyre for kvalitetssikring dokumentsenteret har. ","Saksbehandler og leder kan avskrive inngående dokumenter innenfor egen enhet, samt ferdigstille og ekspederer egne utgående dokumenter. Leder kan i tillegg ekspedere dokumenter hen godkjenner.\nSaksansvarlig må ferdigstille egne saker. Dokumentasjonssenteret kvalitetssikrer alle registeringer, se egen rutine for kvalitetssikring i Elements.","Saksbehandler og leder kan avskrive inngående dokumenter innenfor egen enhet, samt ferdigstille og ekspederer egne utgående dokumenter. Leder kan i tillegg ekspedere dokumenter hen godkjenner.\nSaksansvaralig må ferdigstille egne saker. Dokumentasjonssenteret kvalitetssikrer alle registeringer, se egen rutine for kvalitetssikring i Elements.","Ved oppsett av integrasjon konfigureres dokumenter til riktig arkivstatus.","Dokumenter i Vigilo arkiveres automatisk ved ferdigstillelse i hht oppsett av integrasjon. Saksbehandler ferdigstiller selv alle dokumenter.","Ved oppsett av integrasjon konfigureres dokumenter til riktig arkivstatus.","Ferdigstilling av dokumenter utføres av saksbehandler, som også kvitterer ut når inng. dokument er lest.","Dokumenter i Profil arkiveres automatisk ved ferdigstillelse. Saksbehandler ferdigstiller selv alle dokumenter.","Den journalansvarlige har hovedansvar for at dokumenter er signert og ok. Systemansvarlig og leder melder rutinemessig avvik.","Journaføring avskrives enten aktivt ved signering, eller automatisk etter tre dager. Vedtakene avskrives ved signering fra fagasnvarlig eller leder.","Journalføring avskrives av saksbehandler. Vedtakene ved signering fra fagasnvarlig eller leder.","Ferdigstilling av dokumenter utføres av saksbehandler, som også kvitterer ut når inng. dokument er lest.","Ferdigstilling av dokumenter utføres av saksbehandler, som også kvitterer ut når inng. dokument er lest."]
[null,"Definer hvem som har ansvar for registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. Beskriv hvem som har ansvaret for unntak for offentlighet, jf. forrige punkt. ","Ansatte i Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å offentlighetsvurdere saker og dokumenter som de oppretter og registrerer i Elements. Saksbehandler har ansvar for å endre eller gi beskjed om de mener det er feil. \nSaksbehandler har ansvaret for å offentlgihetsvurdere saker og dokumenter som de oppretter og registrerer i Elements. Dokumentsjaonssenteret kvalitetskontrolerer ved avslutning av saken.","Ansatte i Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å offentlighetsvurdere saker og dokumenter som de oppretter og registrerer i Elements. Saksbehandler har ansvar for å endre eller gi beskjed om de mener det er feil. \nSaksbehandler har ansvaret for å offentlgihetsvurdere saker og dokumenter som de oppretter og registrerer i Elements. Dokumentsjaonssenteret kvalitetskontrolerer ved avslutning av saken.","Ved oppsett av integrasjon kartlegges hvilke dokumenter som skal registreres med u.off. og ikke.","Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurderingen.","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler helseopplysninger.","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger.","Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger","Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger","Satt opp på forhånd for alt av vedtaksproduksjon","Satt opp på forhånd for alt av vedtaksproduksjon","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger.","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger."]
[null,"Definer hvem som har ansvar for vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet\nBeskriv hvem som har ansvaret for hhv. inngående og utgående brev, og rutiner i tvilstilfeller. ","Ved usikkerhet i offentlighetsvurderingen skal ansatte i dokumentasjonssenteret eller saksbehandler rådføre seg med kommunens jurist.","Ved usikkerhet i offentlighetsvurderingen skal ansatte i dokumentasjonssenteret eller saksbehandler rådføre seg med kommunens jurist.","Ved oppsett av integrasjon kartlegges hvilke dokumenter som skal registreres med u.off. og ikke.","Ved usikkerhet i offentlighetsvurderingen skal saksbehandler rådføre seg med kommunens jurist.","Ved oppsett av integrasjon kartlegges hvilke dokumenter som skal registreres med u.off. og ikke.","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger.","Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger","Uaktuelt da dokumentene kan inneholde helseopplysninger.","Fagansvarlig og leder","Fagansvarlig, leder og merkantil","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger.","Alle registreringer er u.off. da dokumentene omhandler sensitive personopplysninger."]
[]
["G","Prosedyrer ved driftsstans"]
[null,"Beskriv hvilke rutiner som gjelder for registrering og arkivering hvis arkivsystemet er midlertidig ute av drift.\n\nVed kortere nedetid (1-2 dager) kan det være greit å utsette registrering av inn- og utgående post. I tilfelle lengre nedetid skal man ha rutiner for å håndtere dette. Det kan for eksempel være å føre journalen på papir. ","Systemet er en Onprimeløsning og oppetiden er garantert til 99,9%. Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans. ","Systemet er en skyløsning og oppetiden er garantert til 99,9%. Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans. ","Systemet er en skyløsning og oppetiden er garantert til 99,9%. Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans.","Systemet er en skyløsning og oppetiden er garantert til 99,9%. Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans.","Systemet er innstalert lokalt. Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans.","Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftstans. Manuelle rutiner i verksettes i nedetid. ","Systemet er ikke tilgjengelig ved nedetid. Rutiner for manuell registrering på papir, og etterregistrering når systemet er oppe og går. Saksbehandling vil stoppe noe opp ved nedetid da dette ikke kan utøfres manuelt.","Systemet er innstalert på lokal server og vil ikke være tilgjengelig ved driftstans. Manuelle rutiner i verksettes i nedetid. Rutine for sjekk av arkivlogg etter nedetid.","Har ikke rutiner i tilfellet systemstans.","Har ikke rutiner i tilfellet systemstans.","Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftstans. Manuelle rutiner i verksettes i nedetid. ","Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftstans. Manuelle rutiner i verksettes i nedetid. "]
[]
["§ 3-4","Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter"]
["A","Lagringsmedier og arkivformat"]
[null,"Beskriv lagringsmediet for det elektroniske arkivsystemet (for eksempel en datamaskin, lokal server eller server i nettsky), og eventuelt om systemet lagrer arkivdokumentene gjennom integrasjon til et Noark-system eller til en Noark-kjerne. ","Elements er en Onprime løsning som leveres av Sikri AS.\nDokumentene lagres på lokale servere med gode backupløsninger.","Elements er en skyløsning som leveres av Sikri AS.\nArkivdokumenter blir arkivert i Documaster som er kommunens elektroniske arkiv.","Documaster er en skyløsning som leveres av Documaster AS.","Vigilo er en skyløsning som leveres av Vigilo AS.","Systemet er installert lokalt på sikker sone. ","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv.","Lokalt innstallert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv."]
[null,"List opp arkivformatene som arkivdokumentene lagres i. Arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter.  Det kan være ulike arkivformat for de forskjellige produksjonsformatene som de elektroniske dokumentene produseres i. For eksempel kan beskrivelse være at produksjonsformatene Word og Excel konverteres til arkivformat i PDF-A. \n\nPå denne siden https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivavslutning-og-innlevering2/overf%C3%B8ring-av-elektroniske-arkiver og i avsnittet Arkivformater kan du lese mer. ","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-17","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-17","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-18","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-19","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-20","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-21","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-24","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-25","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-26","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-27","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-22","I Stjørdal kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-23"]
[]
["B","Elektronisk arkivering og arkivering på papir"]
[null,"Her definerer organet selv saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk og hvilke som av juridiske eller administrative årsaker skal arkiveres på papir. Det kan for eksempel være at man velger å arkivere underskrevne kontrakter på papir. \n\nPå denne siden https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivering/om-arkivering-av-papirarkiv-og-blanda-arkiv og i avsnittet Blanda arkiv – papir og digitalt kan du lese mer.  ","Alle dokumenter arkiveres elektronisk. Men om spesielle krav tilsier det skal signerte avtaler arkiveres på papir. Dette kan gjelde avtaler med utenlandske aktører. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle.","Alle dokumenter arkiveres elektronisk. Men om spesielle krav tilsier det skal signerte avtaler arkiveres på papir. Dette kan gjelde avtaler med utenlandske aktører. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle.","Alle dokumenter i Documaster arkiveres elektronisk.","Alle dokumenter i Vigilo arkiveres elektronisk.","Alle dokumenter i VSA arkiveres elektronisk.","Elektronisk arkivering i Familia fra 1.10.13. Papirarkiv på fortsatt aktive saker som hadde papirmappe før overgang til el.arkiv. Men ingen papirdokumenter i mappen etter el.arkiv.","Elektronisk arkivering i Profil fra 1.1.18. Ingen papirdokumenter i mappen etter el.arkiv.","Dokumentene arkiveres i VSA og i EPJ. Har ikke papirarkiv etter 01.01.2017","Alle dokumenter i Visma Flyktning arkiveres elektronisk.","Alle dokumenter i Visma Voksenopplæring arkiveres elektronisk.","Elektronisk arkivering i PPT flyt fra 1.1.17. Ingen papirdokumenter i mappen etter el.arkiv.","Elektronisk arkivering i Velferd fra 1.8.17. Ingen papirdokumenter i mappen etter el.arkiv."]
[]
["C","Konvertering og papirkassasjon"]
[null,"Beskriv tidspunkt for når konverteringen fra produksjonsformat til arkivformat skjer i det elektroniske systemet. Konvertering skjer når produksjonsformatet blir omgjort til et annet format (arkivformat), slik at dokumentet kan leses og bearbeides med en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet. \n\nTidspunktet når dette skjer kan for eksempel være når dokumentet journalføres, når saken merkers ferdig eller når saken får status som avsluttet. Beskriv også hvem som har ansvar for at konvertering til arkivformat skjer. ","Når journalposter blir journalført blir alle dokumentene som ikke er arkivformat konvertert til arkivformat.","Når journalposter blir journalført blir alle dokumentene som ikke er arkivformat konvertert til arkivformat.","Dokumenter som registreres og ikke allerede er i et arkivformat blir konvertert ved integrasjon.","Når dokumenter overføres Documaster konverteres de til arkivformat.","Dokumenter som registreres og ikke allerede er i et arkivformat blir konvertert ved integrasjon.","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat til VSA. ","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat fortløpende etter signering av kontakten til VSA. Når EPJ avsluttes stenger arkivkjernen automatisk","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat fortløpende etter signering av kontakten til VSA. Når EPJ avsluttes stenger arkivkjernen automatisk","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat til VSA. ","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat til VSA. ","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat til VSA. ","Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat til VSA. "]
[null,"Utarbeid en rutine for kassasjon av papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk i systemet. Med kassasjon menes å destruere, makulere, brenne eller på annen måte tilintetgjøre papirdokumentene etter skanning. Dere må selv vurdere hvor lenge det er behov for å ta vare på papirformatet etter skanningen er utført og kvalitetssikret. Det kan for eksempel være 3 eller 6 måneder etter skanning. Beskriv også hvem som har ansvar for at kassasjon av papirversjonen blir utført. \n\nSe også § 3-6 om destruksjon av papirversjon etter skanning. ","Papirdokumenter som skannes skal makuleres etter 3-6 mnd.\nDokumentasjonssenteret har ansvaret for å destruere dokumentene.","Papirdokumenter som skannes skal makuleres etter 3-6 mnd.\nDokumentasjonssenteret har ansvaret for å destruere dokumentene.","Ingen dokumenter skannes.","Ingen dokumenter skannes.","Ingen dokumenter skannes.","Papirdokumenter som skannes makuleres etter 3-6 mnd av merkantil.","Papirdokumenter som scannes makuleres fortløpende av den som scanner. ","Kassasjon skjer fortløpende etter skanning og signering i EPJ. Merkantil eller den som mottar og signerer skannet dokument har ansvar for kassasjon.","Kassasjon skjer fortløpende etter skanning, og makuleres ved bruk av godkjente makuleirngsdunker eller gis til eier. ","Kassasjon skjer fortløpende etter skanning, og makuleres ved bruk av godkjente makuleirngsdunker eller gis til eier. ","Papirdokumenter som skannes makuleres etter 3-6 mnd av merkantil.","Papirdokumenter som skannes makuleres etter 3-6 mnd av merkantil."]
[]
["D","Periodisering og vedlikehold"]
[null,"Utarbeid en plan som beskriver hvordan arkivsystemet skal periodiseres. Å periodisere betyr å sette et kontrollert tidsskille i arkivet. Det kan være forskjellige rutiner for periodisering for ulike arkivdeler innenfor det aktuelle arkivsystemet.  \n\nPlanen må si noe om:  \n* Når skal periodisering utføres? \n* Hvilken metode for periodisering skal benyttes, skarpt eller mykt       periodeskille?  \n* Hvordan skal arkivmaterialet vedlikeholdes inntil det overføres til arkivdepot, for eksempel rutiner for sikkerhetskopiering. \n\nPå siden om periodisering https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/periodisering kan du lese mer om skarpt og mykt periodeskille. ","Se egen plan for og oversikt over periodisering.","Se egen plan for og oversikt over periodisering.","Ikke gjennomført periodisering siden oppstart i september 2015","Arkivdokumenter overføres til Documaster.","Ikke gjennomført periodisering siden oppstart oktober 2013.","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n","Systemet er et klientsystem og periodiseres ikk. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. \n"]
[null,"Hvordan skal arkivverdig informasjon hentes ut av systemet for langtidsbevaring? Hvilken metode for arkivuttrekkskal benyttes? Skal det for eksempel foretas Noark-uttrekk eller tabell-uttrekk? Dersom innholdet i systemet skal langtidslagres gjennom papirutskrifter, skal dette stå her. ","Ephorte ble erstattet av Elements 1.5.2022 og vil bli deponert til IKA Trøndelag i hht dagens regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler.","Ved avslutning skal det foretas et Standardisert uttrekk i hht enhver tids gjeldende regler."]
["E","Beskyttelse og informasjonssikkerhet"]
[null,"Beskriv hvordan arkivdokumentene skal beskyttes og hvordan dere skal ivareta informasjonssikkerheten i det elektroniske systemet.   \n\nDere skal ha rutiner og tiltak for å sikre at kun autoriserte personer har adgang til dokumentene, at dokumentene ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og at de er tilgjengelige ved behov. Dette kan blant annet omfatte krav til autentisering ved innlogging, system for tildeling av brukerrettigheter og rutiner for skjerming, kryptering og sikkerhetskopiering. Dere skal også ha rutiner for tilgang til papirdokumenter som er skannet frem til disse blir kassert.    \n\nRutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter vil normalt være fastsatt i systemdokumentasjonen og i oppsettet av tilganger og brukerrettigheter i det elektroniske systemet. Rutiner kan også være utarbeidet i forbindelse med kartlegging av personopplysninger i henhold til GDPR.\n\nDere kan også vise til organets generelle internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet. Se veiledning hvordan dette kan utarbeides på Difis nettside.","Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Flerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nAlle har tilgang til åpne saker, men tilgang i Ephorte er tillitsbasert tilgang og på alle samlinger og kurs opplyser vi om dette. Saker og dokumenter med tilgangskode er tilgjengelig kun for de som er autorisert for disse og har tilgang i følge et sett av kriterier. \n\n\n\n","Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Flerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nAlle har tilgang til åpne saker, men tilgang i Elements er tillitsbasert tilgang og på alle samlinger og kurs opplyser vi om dette. Ved misstanke om snoking kan dette sjekkes med egne rapporter. Saker og dokumenter med tilgangskode er tilgjengelig kun for de som er autorisert for disse og har tilgang i følge et sett av kriterier. \n\n\n\n","Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Flerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nAlle ansatte har tilgang til åpne saker i arkivdel: Eiendom, Ephorte saksarkiv. Tilgangen er tillitsbasert tilgang og på alle samlinger og kurs opplyser vi om dette. Ved misstanke om snoking kan dette sjekkes med egne rapporter. \nAndre arkivdeler og saker og dokumenter med tilgangsstyring er tilgjengelig kun for de som er autorisert for disse i kartleggingen. \n\n\n\n","Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Flerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. Flerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nSkannede dokumenter oppbevares innelåst til de makuleres.\n\n\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nSkannede dokumenter oppbevares innelåst til de makuleres.\n\n\n\n\n\n\n","HsPro ligger under sikker sone, flerfaktor autorisering som krever at bruker er ansatt i kommunen og har en aktiv konto i  HsPro. Papirdokumenter oppbevares i låste skap frem til skanning. Vi har rutine for fortløpende signering, rutinemessig dobbeltsjekk av egne usignerte kontakter 1 gang pr. uke, samt at leder og systemansvarlig har rutinemessig dobbeltsjekk. (leder x12, systemansvarlig x4) Rutinemessig sjekk x4 pr år på brukertilgang. Vi har egne skriftlige rutiner, se DPIA -ros.","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\n\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nSkannede dokumenter oppbevares innelåst til de makuleres.\n\n\n\n\n\n\n","Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. \nFlerfaktor pålogging er aktivisert.\n\nPrinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.\n\nSkannede dokumenter oppbevares innelåst til de makuleres.\n\n\n\n\n\n\n"]
[]
["§ 3-6","Destruksjon av papirversjon etter skanning"]
[null,"Arkivskaper kan ved skanning omgjøre arkivdokumenter på papir til elektroniske dokumenter. Papirversjonen av arkivdokumentene kan deretter destrueres. For å sikre at informasjon ikke går tapt under denne prosessen må dere fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanningen er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før papirversjonen destrueres.  \n\nI retningslinjene skal dere beskrive hvem som har ansvar for hva, hvordan skanningen foregår og hvilke rutiner dere har for å kvalitetssikre dokumentet som er skannet inn. Å kvalitetssikre betyr at dere for eksempel må sjekke at alt har kommet med i konverteringen og at dokumentet lar seg åpne og lese.  ","Skanning av inngående og utgående dokumenter som ikke produseres i Ephorte gjøres stort sett av ansatte ved Dokumentsjonssenteret, men gjøres også i mindre skala av kontorpersonale på skoler og i barnehager, samt ledere og saksbehandlere.\n\nSkanning av inngående fra Dokumentasjonssenteret:\nBenytter skanner Cannon DR-GR1130 til skanning og PixEdit til etterbehandling.\nDokumenter blir kontrolert på skannePC + ved innregistrering i Elements.\nPapirdokumenter som skannes skal makuleres etter 3-6 mnd.\nDokumentasjonssenteret har ansvaret for å destuere dokumentene.\n\nSkanning av ledere, saksbehandlere, kontorpersonale:\nBenytter multifunksjonsmaskiner og skanningen blir kontrollert ved registrering av de som registrerer og ved kvalitetskontroll og journalføring av ansatte på Dokumentsjonssenteret.","Skanning av inngående og utgående dokumenter som ikke produseres i Elements gjøres stort sett av ansatte ved Dokumentsjonssenteret, men gjøres også i mindre skala av kontorpersonale på skoler og i barnehager, samt ledere og saksbehandlere.\n\nSkanning av inngående fra Dokumentasjonssenteret:\nBenytter skanner Cannon DR-GR1130 til skanning og PixEdit til etterbehandling.\nDokumenter blir kontrolert på skannePC + ved innregistrering i Elements.\nPapirdokumenter som skannes skal makuleres etter 3-6 mnd.\nDokumentasjonssenteret har ansvaret for å destuere dokumentene.\n\nSkanning av ledere, saksbehandlere, kontorpersonale:\nBenytter multifunksjonsmaskiner og skanningen blir kontrollert ved registrering av de som registrerer og ved kvalitetskontroll og journalføring av ansatte på Dokumentsjonssenteret.","Ingen dokumenter skannes.","Ingen dokumenter skannes.","Ingen dokumenter skannes.","Skanning av inngående dokumeter utføres av merkantil og mottakskonsulenter(bekymringsmeldinger)\n\nSkanning av inngående dokumenter: Benytter skanner Cannon DR-GR1100 til skanning og PixEdit til etterbehandling.\nDokumenter blir kontrollert på skannePC + ved innregistrering i Familia. Dokumentene blir lest og kvittert utført av saksbehandler før makulerering.\n\n\n","Dokumentet scannes, og hentes inn i Profil. Man kan se dokumentet før lagring. Automatisk forespørsel om å slette besvares med ja. Papirdokumentet destrueres ihht regler. Det er den enkelte som scanner inn, som har ansvar for å følge prosedyren.","Innebygd kvalitetskontroll i EPJ, dvs dokument må forhåndsvises før lagring, og signering. Så slettes dokument i etterkant. Sikrer også at dokumentet har gyldig mottaker / avsender med organisasjonsnummer/ HerId. Merkantilt personale har delegert ansvar til skanning, journalføre og destruere. Tilgang via pålogging på to utvalgte multifunksjonsmaskiner som da skanner direkte inn til fagprogram","Saksbehandler som skanner har ansvar for å makulere etter skanning","Saksbehandler som skanner har ansvar for å makulere etter skanning","Skanning av inngående dokumeter utføres av merkantil og mottakskonsulenter(bekymringsmeldinger)\n\nSkanning av inngående dokumenter: Benytter skanner Cannon DR-GR1100 til skanning og PixEdit til etterbehandling.\nDokumenter blir kontrollert på skannePC + ved innregistrering i Familia. Dokumentene blir lest og kvittert utført av saksbehandler før makulerering.\n\n\n","Skanning av inngående dokumeter utføres av merkantil og mottakskonsulenter(bekymringsmeldinger)\n\nSkanning av inngående dokumenter: Benytter skanner Cannon DR-GR1100 til skanning og PixEdit til etterbehandling.\nDokumenter blir kontrollert på skannePC + ved innregistrering i Familia. Dokumentene blir lest og kvittert utført av saksbehandler før makulerering.\n\n\n"]

{"sheet":"Roller i Ephorte","index":1,"n_rows":16,"n_cols":12,"rows_kept":16}
["Rolleoversikt i Ephorte"]
["Rollenavn","Beskriv.","Brukerrettigheter","Opprette sak","Opprette JP","Endre saksansvarlig/-behandler","Avskrive dokumenter","Endre tilgang","Godkjenne dokumenter","Registrere merknader","Flytte journalposter","Registrere i adresseregisteret"]
["SY","Systemansvarlig","Ja","Ja","Ja"]
["AR1","Arkivansvarlig","Ja - Begrenset av egen autorisasjon","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja"]
["AR2","Arkivpersonale","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["ARTD","Arkivpersonell med begrenset tilgang","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["LD","Leder/saksfordeler ","Nei","Nei","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["LD2","Leder/saksfordeler2","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["SB","Saksbehandler","Nei","Nei","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["SB2","Saksbehandler2","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Egne dokumenter","Ja - Egne saker","Nei","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Nei","Ja"]
["US","Utvalgssekretær","Ja - Begrenset av egen autorisasjon og til politikere og utvalg","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Nei","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja"]
[]
["Systemroller:",null,"Beskrivelse av rettigheter:"]
["GST","eInnsyn","Søketilgang som gjest"]
["SUR","Service user read","Servicebruker med lestilgang"]
["SURW","Service user read and write","Servicebruker med lese og skrivetilgang"]

{"sheet":"Roller i Elements","index":2,"n_rows":18,"n_cols":12,"rows_kept":18}
["Rolleoversikt i Elements"]
["Rollenavn","Beskriv.","Brukerrettigheter","Opprette sak","Opprette JP","Endre saksansvarlig/-behandler","Avskrive dokumenter","Endre tilgang","Godkjenne dokumenter","Registrere merknader","Flytte journalposter","Registrere i adresseregisteret"]
["SY","Systemansvarlig","Ja","Ja","Ja"]
["AR1","Arkivansvarlig","Ja - Begrenset av egen autorisasjon","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja"]
["AR2","Arkivpersonale","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["LD","Leder","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["EBLD","Leder eByggesak","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["SB","Saksbehandler","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor egen enhet","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Hvor saksansvarlig tilhører egen enhet","Ja"]
["EBSB","Saksbehandler eByggesak","Nei","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Egne dokumenter","Ja - Egne saker","Nei","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Nei","Ja"]
["US","Utvalgssekretær","Ja - Begrenset av egen autorisasjon og til politikere og utvalg","Ja","Ja","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Nei","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja - Innenfor hele organisasjonen","Ja"]
["SS","Skolesekretær","Nei","Ja","Ja",{"$nulls":6},"Ja"]
[]
["Systemroller:",null,"Beskrivelse av rettigheter:"]
["CWG","Caseworker as guest","Ingen rettigheter"]
["GST","eInnsyn","Søketilgang som gjest"]
["SUR","Service user read","Servicebruker med lestilgang"]
["SURW","Service user read and write","Servicebruker med lese og skrivetilgang"]
["IMP","ACOS-import","Servicebruker med lese og skrivetilgang"]